Запись (документоведение)

Запись (англ. record) — информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая частным лицом или организацией в качестве свидетельства определенной активности[1]. Записями являются, например, квитанция о внесении платежа, презентация прочитанного на конференции доклада, аудиозапись переговоров с клиентом и т. п.

В качестве записей могут выступать как документы в традиционном смысле (т. е. облеченные в языково-текстовую форму носители информации) так и объекты, которые с традиционной точки зрения документами не считаются (аудио- и видеозаписи, фотографии, мультимедийные презентации и т. п.).

Отличительными признаками записей являются следующие[2] :

• записи выступают в качестве подтверждения событий прошлого;
• записи не могут быть изменены;
• чаще всего записи не имеют структурированной формы.

Для организации структурированного хранения записей используется специализированное ПО — системы управления записями, в российской практике называемые обычно системами электронного архива.

В отечественном документоведении термин «запись» пока что не получил широкого распространения. В переводах зарубежных публикаций английское record чаще всего передается как «документ»[3]. В последнее время в связи с активным распространением в России технологий ECM многие специалисты говорят о необходимости проведения четкого различия между двумя классами объектов — документами и записями[4]

Примечания

1. См. спецификации MoReq2010 Архивная копия от 16 апреля 2012 на Wayback Machine
2. ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив « Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ  (неопр.). Дата обращения: 21 мая 2012. Архивировано 11 апреля 2012 года.
3. 3. См., например, предисловие к русскому переводу стандарта ISO 15489, что зачастую приводит к возникновению терминологической путаницы (недоступная ссылка)
4. Мой Documentum: Управление документами и управление записями – найдем 6 отличий  (неопр.). Дата обращения: 21 мая 2012. Архивировано 5 марта 2016 года.