Verwaltungsdigitalisierung

Unter Verwaltungsdigitalisierung (auch: Digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung oder Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung) versteht man den Prozess, bei dem öffentliche Verwaltungen ihre Arbeitsabläufe, Register und Kommunikationskanäle auf digitale Technologien umstellen und ihre Dienstleistungen benutzerorientiert online bereitstellen. Dieser Prozess hat sowohl das Ziel, die Effizienz und Effektivität innerhalb der Verwaltung zu steigern und Bürokratie zu reduzieren, als auch das Ziel, den Bürgern und Unternehmen sowie den Behörden untereinander einen benutzerfreundlicheren, schnelleren und einfacheren Zugang zu Informationen und Verwaltungsleistungen zu bieten.

Dimensionen der Verwaltungsdigitalisierung

E-Government/E-Administration

Verwaltungsdigitalisierung und E-Government sind eng miteinander verbunden. Der Begriff Verwaltungsdigitalisierung umfasst sowohl die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Rationalisierung, Automatisierung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen, Verfahren und Entscheidungsprozesse innerhalb der öffentlichen Verwaltung als auch die benutzerfreundliche Bereitstellung von Online-Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen.

Digitale Identität, Datenschutz und IT-Sicherheit

Implementierung von robusten digitalen Identitäten[1][2], Datenschutzrichtlinien und IT-Sicherheitsmaßnahmen, um die Integrität von Daten und Systemen zu gewährleisten und die Privatsphäre der Bürger zu schützen.

Registermodernisierung

Registermodernisierung bezieht sich auf den Prozess der Aktualisierung, Digitalisierung und Vereinheitlichung von behördlichen Registern und Datenbanken.[3][4][5] In vielen Ländern, einschließlich Deutschland, werden Register von verschiedenen staatlichen Stellen und auf verschiedenen Verwaltungsebenen geführt, um Informationen über Bürger, Unternehmen und andere Organisationen zu speichern und zu verwalten. Das deutsche Personenstandsregister enthält beispielsweise Informationen über Geburten, Todesfälle, Heiraten und Lebenspartnerschaften. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von weiteren Registern (Melderegister, Zentrales Fahrzeugregister, Fahreignungsregister, Hunderegister, Waffenregister, Liegenschaftskataster, Handelsregister etc.).

Die Modernisierung dieser Register hat mehrere Ziele:

  • Digitalisierung: Umwandlung von Papierregistern in digitale Formate, um den Zugriff, die Verwaltung und den Austausch von Informationen zu erleichtern.
  • Vereinheitlichung: Schaffung gemeinsamer Datenstandards, Schnittstellen und Austauschformate, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Registern und Verwaltungseinheiten zu gewährleisten.
  • Aktualisierung: Verbesserung der Datenqualität und -aktualität, um sicherzustellen, dass die in den Registern gespeicherten Informationen korrekt, vollständig und auf dem neuesten Stand sind.
  • Datenschutz und Datensicherheit: Implementierung von Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen, um die Privatsphäre der Bürger zu schützen und die Integrität der gespeicherten Daten zu gewährleisten.
  • Vereinfachung: Reduzierung der Anzahl der Register und der damit verbundenen Verwaltungsabläufe, um die Effizienz der Verwaltung zu steigern und Bürokratie abzubauen.

Die Registermodernisierung ist ein wichtiger Aspekt der Verwaltungsdigitalisierung und des E-Government, da sie dazu beiträgt, den Zugang zu und die Verwaltung von Informationen zu verbessern, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten zu erleichtern und den Bürgern und Unternehmen einen einfacheren Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen zu ermöglichen.

Digitalisierung von Dokumenten und Akten

Umstellung von Papierakten auf elektronische Formate, um die Suche, Speicherung und Weitergabe von Informationen zu erleichtern und die Verwaltung effizienter zu gestalten.

Die Nutzung digitaler Medien bietet Potential für die Rationalisierung von Prozessen.[6] Ein Risiko bei der Verwaltungsdigitalisierung besteht darin, dass bestehende papierbasierte Prozesse unverändert elektrifiziert werden. Das Rationalisierungspotential der Digitalisierung wird dann nicht ausgeschöpft. Die Folge ist ein Ressourcenmehrverbrauch durch die Digitalisierung, wie sie im Rahmen einer Bundestagsanhörung am 28. November 2022 im Ausschuss Digitales festgestellt wurde.[7]

Elektronische Kommunikation

Einsatz von E-Mails, Webseiten, Social Media und anderen digitalen Kommunikationskanälen, um den Dialog zwischen Verwaltung, Bürgern und Unternehmen zu verbessern und Informationen leichter zugänglich zu machen.

Eine durchgängige Verwaltungsdigitalisierung ist dann gegeben, wenn medienbruchfrei Bürger und öffentliche Verwaltung digital kommunizieren und interagieren können. Hierfür bedarf es digitaler Kommunikationswege, die eine sichere Authentisierung und Adressierung in beide Richtungen gewährleisten.[8]

Hierbei sollten die Handlungsmöglichkeiten insbesondere für die Bürger nicht hinter dem zurückbleiben, was in der Vergangenheit auf dem Papierweg möglich war.

Data Analytics, Künstliche Intelligenz und Distributed-Ledger-Technologie

Nutzung von Datenanalyse-Tools, Künstliche Intelligenz[9][10] und Distributed-Ledger-Technologie zur Verbesserung von Entscheidungsprozessen, zur Automatisierung von Verwaltungsverfahren, zur Erkennung von Mustern und zur Vorhersage von Trends in der Verwaltung.[11]

Stand der Verwaltungsdigitalisierung in einzelnen Ländern

Deutschland

In Deutschland wurde die digitale Transformation der Verwaltung vor allem durch das 2017 verabschiedete Onlinezugangsgesetz (OZG) angestoßen, auf dessen Grundlage der digitale Zugang zu Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 realisiert werden sollte.[12] Die dafür erforderlichen benutzerfreundlichen Online-Portale und gemeinsamen Standards wurden jedoch nur ansatzweise realisiert (Stand: Anfang April 2023).[13][14] Der Digitalverband Bitkom forderte angesichts der schleppenden Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland einen Rechtsanspruch auf digitale Verwaltung bei der Novellierung des Onlinezugangsgesetzes.[15]

Inzwischen gibt es die neue Version des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2.0). Sie ging durch sämtliche Instanzen, doch der Gesetzesentwurf wurde schließlich am 22. März 2024 von der Mehrheit des Bundesrats abgelehnt. Es wurde nachverhandelt.[16] Schließlich stimmte der Bundesrat am 14. Juni 2024 dem Gesetz zur Änderung des OZG 2.0 zu, das kurz zuvor vom Bundestag beschlossen worden war.[17]

Dass Deutschland bei der Verwaltungsdigitalisierung an Fahrt aufgenommen hat, zeigte der Zwischenbericht der Bundesregierung (Stand: Mai 2024). Beispiele dafür sind das E-Rezept, das zum 1. Januar 2024 eingeführt wurde, oder die Bund-ID, die 3,8 Millionen Bürger zur Identifizierung für digitale Behördengänge nutzen.[18] Um die insgesamt 334 Digitalisierungsvorhaben, darunter auch Verwaltungsdienstleistungen, vor den nächsten Bundestagswahlen abzuschließen, müssten noch 274 umgesetzt werden. Um dies zu erreichen, wäre es nötig, das Digitalisierungstempo mehr als zu verdoppeln.[19] Im Mittelpunkt einer schnelleren Digitalisierung steht ein verstärkter Einsatz digitaler Technologien.[20]

Österreich

Die Republik Österreich besitzt eine umfassende Online-Plattform, auf der Informationen abgerufen sowie digitale Amtswege erledigt werden können. Das Projekt wurde vom ehemaligen Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW, 2018 bis Mitte 2022) gemeinsam mit dem Bundesrechenzentrum umgesetzt.[21][22][23]

Schweiz

Die Organisation Digitale Verwaltung Schweiz (DVS) ist seit Januar 2022 operativ tätig und hat die Aufgabe, die digitale Transformation der Verwaltung in der Schweiz voranzutreiben und die Zusammenarbeit der verschiedenen staatlichen Ebenen zu stärken.[24][25]

Siehe auch

Literatur

Chronologisch absteigend:

  • Tobias A. Krause, Christian Schachtner, Basanta E. P. Thapa (Hrsg.): Handbuch Digitalisierung der Verwaltung, UTB 2023, ISBN 978-3-8252-5929-7.
  • Lynn Ellen Pleger, Alexander Mertes (Hrsg.): Digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung in der Schweiz. Stand, Entwicklungslinien und Praxisbeispiele, SpringerGabler 2022, ISBN 978-3-658-36590-5.
  • Ulrich Lohmann: Architekturen der Verwaltungsdigitalisierung. Prozesse, Services und Technologien, Springer Vieweg 2021, ISBN 978-3-658-34521-1.
  • Jürgen Stember, Wolfgang Eixelsberger und andere (Hrsg.): Aktuelle Entwicklungen zum E-Government. Neue Impulse und Orientierungen in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung, SpringerGabler 2021, ISBN 978-3-658-33585-4.
  • Rudolf Fisch (Hrsg.): Verständliche Verwaltungskommunikation in Zeiten der Digitalisierung. Konzepte–Lösungen–Fallbeispiele, Nomos 2020, ISBN 978-3-8487-6200-2.
  • Hans Werner Streicher: Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung. Praxishandbuch für Projektleiter und Führungskräfte, SpringerGabler 2020, ISBN 978-3-662-60937-8.
  • Tanja Klenk, Frank Nullmeier, Göttrik Wewer (Hrsg.): Handbuch Digitalisierung in Staat und Verwaltung, Springer VS 2020, ISBN 978-3-658-23667-0.
  • Hans-Henning Lühr, Roland Jabkowski, Sabine Smentek: Handbuch Digitale Verwaltung, Kommunal- und Schul-Verlag 2019, ISBN 978-3-8293-1377-3.
  • Annette Guckelberger: Öffentliche Verwaltung im Zeitalter der Digitalisierung. Analysen und Strategien zur Verbesserung des E-Governments aus rechtlicher Sicht, Nomos 2019, ISBN 978-3-8487-5930-9.
  • Schmitz / Prell: Neues zum E-Government. NVwZ 2016, 1273.
  • Hermann Hill, Mario Martini, Edgar Wagner (Hrsg.): Transparenz, Partizipation, Kollaboration. Die digitale Verwaltung neu denken. Nomos 2014, ISBN 978-3-8487-1131-4.

Einzelnachweise

  1. ↑ Projekt Digitale Identitäten. 24. November 2022, abgerufen am 25. Januar 2023.
  2. ↑ eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertauensdienste. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), abgerufen am 4. April 2023.
  3. ↑ Überblick Registermodernisierung. Bundesverwaltungsamt, abgerufen am 3. April 2023.
  4. ↑ Registermodernisierung: Die nächste Stufe effizienter Dienste? InitiativeD21, 16. März 2023, abgerufen am 4. April 2023.
  5. ↑ Registermodernisierung. IT-Planungsrat, abgerufen am 4. April 2023.
  6. ↑ Rehfeld: Kommunales Personal- und Organisationsmanagement. Hrsg.: Böhle. 2. Auflage. C.H. Beck, München 2022, § 31 Kommunalverwaltung – Digitalisierung und Personalentwicklung Rn. 6-11.
  7. ↑ Irina Steinhauer: Deutscher Bundestag - Experten rechnen Ressourcenverbrauch der Digitalisierung vor. Abgerufen am 2. Januar 2023.
  8. ↑ Klaus-Heiner Röhl: E-Government und Verwaltungsdigitalisierung. Stand und Fortschritte. In: IW. Institut der deutschen Wirtschaft, 29. März 2022, abgerufen am 30. März 2023.
  9. ↑ KI in der Verwaltung. Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft, Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), abgerufen am 4. April 2023.
  10. ↑ Christian Djeffal: Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung. Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG), Nationales E-Government Kompetenzzentrum e. V. (NEGZ), März 2019, abgerufen am 4. April 2023.
  11. ↑ Michaela Evers-Wölk, Jakob Kluge, Saskia Steiger: Künstliche Intelligenz und Distributed-Ledger-Technologie in der öffentlichen Verwaltung. Ein Überblick von Chancen und Risiken einschließlich der Darstellung international einschlägiger Praxisbeispiele. Endbericht zum TA-Projekt "Chancen der digitalen Verwaltung". Hrsg.: Büro für Technikfolgenabschätzung beim Deutschen Bundestag. Arbeitsbericht Nr. 201, Juni 2022.
  12. ↑ Ines Mergel: Digitale Transformation als Reformvorhaben der deutschen öffentlichen Verwaltung. In: dms - der moderne Staat - Zeitschrift für Public Policy, Recht und Management, 12. Jg. Heft 1/2019. 2019, S. 162–171, abgerufen am 4. April 2023.
  13. ↑ Klaus-Heiner Röhl: E-Government und Verwaltungsdigitalisierung: Stand und Fortschritte. Institut der Deutschen Wirtschaft, IW-Kurzbericht Nr. 30/2022, 29. März 2022, abgerufen am 4. April 2023.
  14. ↑ Schnitzel/Prell: Kommentar Verwaltungsverfahrensgesetz. Hrsg.: Stelkens/Bonk/Sachs. 10. Auflage. C.H.Beck, München 2022, VwVfG § 3a Rn. 5b-5h.
  15. ↑ Bitkom fordert Rechtsanspruch auf digitale Verwaltung. In: bitkom.org. 8. März 2023, abgerufen am 4. April 2023.
  16. ↑ Esther Menhard: Onlinezugangsgesetz 2.0: Bundesrat macht Vollbremsung bei der Verwaltungsdigitalisierung. 22. März 2024, abgerufen am 12. Juni 2024.
  17. ↑ Bund und Länder einigen sich: Upgrade für ein Digitales Deutschland kommt. Abgerufen am 20. Juni 2024.
  18. ↑ Susanne Ehneß: Bundesregierung legt Zwischenbericht zur Digitalstrategie vor. 14. Mai 2024, abgerufen am 12. Juni 2024.
  19. ↑ Nur 18 Prozent der Digitalisierungsvorhaben umgesetzt | Öffentlicher Dienst. Abgerufen am 12. Juni 2024.
  20. ↑ Wie Digitalisierung beim Erreichen der Klimaziele helfen kann. 27. Februar 2024, abgerufen am 21. Juni 2024.
  21. ↑ Verwaltung: oesterreich.gv.at und App "Digitales Amt". Bundesministerium der Finanzen, abgerufen am 4. April 2023.
  22. ↑ Was bedeutet digitale Verwaltung? Bundesministerium der Finanzen, abgerufen am 4. April 2023.
  23. ↑ Digitale Verwaltung: Mit der Plattform oesterreich.gv.at auf der Überholspur. In: Onlinesicherheit.at. 1. Februar 2023, abgerufen am 4. April 2023.
  24. ↑ Steuerung der digitalen Transformation im föderalistischen system. Digitale Verwaltung Schweiz, abgerufen am 4. April 2023.
  25. ↑ René Jaun: Diese E-Gov-Projekte erhalten Fördergelder der Digitalen Verwaltung Schweiz. In: netzwoche.ch. 8. März 2023, abgerufen am 4. April 2023.