|
حالة العملتمثل حالة العمل التفكير المنطقي عند البدء في تنفيذ مشروع أو مهمة. وغالبًا ما يتم تقديمها في صورة وثيقة مكتوبة بشكل جيد، ولكن قد تُقدم في أغلب الأحيان في شكل مناقشة شفهية قصيرة أو عرض تقديمي. إن المنطق الخاص بحالة العمل هو أنه حالما يتم استهلاك الموارد مثل الأموال أو المجهود، فيجب أن يكون استهلاكهم بغرض دعم حاجة عمل محددة. على سبيل المثال، قد تؤدي ترقية البرنامج إلى تحسين أداء النظام، ولكن «حالة العمل» تفيد بأن الأداء الأفضل الذي سيقوم بزيادة رضا العميل يتطلب وقتًا أقل في معالجة المهمة أو يقلل من تكاليف صيانة النظام. وبذلك تقوم حالة العمل الوافية بتمثيل كل من الخصائص القابلة للقياس وغير القابلة للقياس الخاصة بمشروع مُقترح بشكل كافٍ. يمكن أن تكون حالات العمل عبارة عن مجموعة من الوثائق الشاملة والمنظمة بشكل كبير، حسب ما تتطلبه المنهجيات الرسمية لإدارة المشروعات، أو غير الرسمية والمختصرة. وقد تشتمل المعلومات الواردة في حالة العمل الرسمية على المعلومات الأساسية عن المشروع، والفوائد التجارية المتوقعة، والخيارات المتاحة (مع ذكر أسباب الرفض أو تنفيذ أي خيار)، والتكاليف المتوقعة للمشروع، وتحليل الفجوة، والمخاطر المتوقعة. كما يجب مراعاة خيار عدم فعل أي شيء، بما في ذلك التكاليف والمخاطر لعدم النشاط. من هذه المعلومات، يمكن استخلاص المبرر للبدء في المشروع. مع ملاحظة أن مدير المشروعات ليس مسئولاً عن كتابة حالة العمل، فإن هذه المهمة عادةً ما تكون من مسؤولية أصحاب الشأن والرعاة.[1] أسباب كتابة حالة العملتتم كتابة حالات العمل لمساعدة صانعي القرار في ضمان أن:
عملية الإعداد والاعتماديجب أن يتم تصميم عملية كتابة حالة العمل لتصبح:
العناصر الأساسية لتقرير حالة العمليعتبر التقرير الجيد لحالة العمل، والذي تنتج عنه الثقة والمساءلة في مجال اتخاذ القرارات الخاصة بالاستثمارات، هو مجموعة من كل المعلومات التي تم جمعها أثناء تحليل المشروع وعملية كتابة حالة العمل. فالغرض الأساسي هو تقديم الأدلة والمبررات للاستمرار في الاستثمار المقترح. وهذا هو النظام الموصى به:.[2]
الإعدادلا ينبغي أن تكون عملية إعداد حالة العمل عملية آلية. ففي الواقع، يجب أن توضح دراسة المسائل التي يتم تحليلها، والفوائد الكاملة التي سيتم تحقيقها في الوقت المحدد، وأي جوانب فنية تم تقييمها بدقة، والتكلفة، وتتبع وقياس الإنجازات الناتجة عنها. وبشكل عام، تشتمل عملية إعداد حالة العمل على التحليل المالي، وتحديد الفرص، وتأهيل الفرص، وصلاحية الفوائد، وأخيرًا إنهاء الدراسة. يجب أن تحتوي حالة العمل على بعض من أنواع المعلومات التالية أو جميعها (حسب حجم وتوقيت ونطاق وتوافر المعلومات):
المراجعة والاعتمادفي مراحل متعددة من المشروع، يجب مراجعة دراسة الجدوى لضمان:
قد تكون نتيجة المراجعة توقف المشروع أو تعديله. كما قد تكون حالة العمل عرضة للتعديل إذا تم الاستنتاج من خلال المراجعة أن حاجة العمل انخفضت أو تغيرت، وسوف يؤثر ذلك تأثيرًا بالغًا على المشروع. مشروعات القطاع العاميجب الآن على العديد من مشروعات القطاع العام تبرير احتياجاتهم من خلال دراسة الجدوى. ففي القطاع العام، تتم مناقشة حالة العمل بموجب تحليل التكاليف والفوائد، الذي قد يتضمن كلاً من التكاليف والفوائد المالية وغير المالية. وذلك سيسمح للأعمال بمراعاة الفوائد الاجتماعية والبيئية، مما يسمح بالمزيد من الفهم الشامل للآثار الاقتصادية. انظر أيضًاملاحظات
|
