Sebuah surat pengunduran diri biasanya ditulis guna memberitahukan keinginan penulis untuk mengundurkan diri dari jabatan yang sedang ia emban.
Surat seperti ini biasanya diperlukan sebagai salah satu syarat administratif dalam mengajukan pengunduran diri. Sehingga walaupun seseorang telah menyatakan niatnya untuk mengundurkan diri secara lisan, ia tetap harus menulis surat pengunduran diri sebagai arsip bagi instansi tempat ia bekerja. Sebagai balasan, instansi akan memberitahukan tanggal resmi pengunduran diri, serta penjelasan mengenai hak dan kewajiban penulis setelah resmi mengundurkan diri.
Surat ini biasanya harus dikirim ke pihak yang berwenang, dan harus berisi keinginan tanggal resmi mengundurkan diri.
Sebuah surat pengunduran diri biasanya juga berisi ucapan terima kasih dari penulis kepada tempatnya bekerja, atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama bekerja di tempat itu. Penulis juga dapat menawarkan bantuan untuk mencari dan membimbing penggantinya. Surat juga dapat berisi ungkapan kekecewaan dari penulis apabila ada klausul kontrak yang dilanggar oleh pemberi kerja.
Salah satu contoh surat pengunduran diri resmi dengan ucapan terima kasih yang minim adalah yang ditulis oleh PresidenRichard Nixon, berdasarkan peraturan yang ditetapkan oleh parlemen Amerika Serikat pada tanggal 1 Maret 1792,[1] yang kemungkinan pada saat itu ditetapkan karena Undang-undang Dasar belum mengatur prosedur pengunduran diri presiden. Surat yang dikirim ke Menteri Luar Negeri Amerika Serikat, Henry Kissinger pada tanggal 9 Agustus 1974 ini hanya bertuliskan I hereby resign the Office of President of the United States. Surat ini tetap diberi tanggal, dan Kissinger juga mencantumkan tanggal sewaktu ia menerima surat ini.
Sangat disarankan untuk menulis surat pengunduran diri, guna meninggalkan kesan yang baik kepada pemberi kerja. Surat inipun dapat mengarah pada wawancara keluar.
