Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses. Proses perencanaan merupakan rangkaian urutan rasional di dalam penyusunan rencana. Proses mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

- Dapat disesuaikan dengan tujuan

-Dapat disesuaikan dengan keterbatasan yang ada

-Dapat dikembangkan sesuai dengan teknik dan kebutuhan tertentu

Proses perencanaan pada awalnya merupakan proses yang konvensional, yang disebut juga Classical Planning Process atau Geddesian Planning Process. Proses yang konvensional merupakan proses yang terbuka yang menghasilkan produk yang terbuka ( tanpa feedback ).

Dalam perencanaan, input merupakan data - data atau informasi, output merupakan produk perencanaan atau rencana, sedangkan proses atau analisis merupakan keterkaitan data atau informasi untuk menghasilkan produk rencana.

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi^[1] menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Kita membuat teori dalam pengertian yang dapat diterapkan pada raktek professional apapun. Karena itu maka pembahasan mengenai teori perencanaan harus mengkaitkannya secara spesifik dengan perencanaan, dan harus mencakup pertanyaan ‘Apakah perencanaan itu?’ sekitar 20 tahun yang lalu, Jhon Dyckman menyebut pembahasan tentang pertanyaan itu sebagai ‘Suatu literature tentang kontroversi’. Baru-baru ini Henry Hightower mengatakan “pertanyaan yang mematikan adalah ‘apakah perencanaan itu’?” jelas tidak banyak perubahan selama ini. Akan tetapi selama beberapa tahun ini telah banyak usaha yang dilakukan untuk menjawab pertanyaan itu. Berbagai definisi mengenai perencanaan yang telah diusulkan mempunyai ruang lingkup yang luas, tapi tidak memperlihatkan adanya consensus. Namun demikian kiranya ada baiknya untuk meminjam aliran-aliran pemikiran utama yang menjadi asal-usul timbulnya alternative-alternatif definisi perencanaan yang sekarang ada.

Perencanaan dapat diartikan dalam berbagai perspektif, berikut penjelasannya:

Banyak orang yang memandang perencanaan sebagai suatu kegiatan dasar yang terkandung dalam tingkah laku manusia pada semua tingkatan masyarakat. Dalam pandangan ini:

Tukang kayu membuat suatu rencana di saat ia mengangkat palunya untuk memukul paku. Seirang oengusaha melakukan perencanaan di saat ia mendengarkan laporan cuaca untuk memutuskan akan membawa payung ke kantor atau tidak. Pengemudi kendaraan pool juga melakukan perencanaan dalam menyusun rencana untuk menentukan urutan dalam menyembut penumpang-penumpangnya. Jelas bahwa masih banyak bentuk-bentuk perencanaan yang kompleks dalam rumah-rumah tangga, perusahaan maupun organisasi.

Pendekatan kedua membatasi perencanaan pada hal-hal yang menyangkut upaya pemilihan, dan menekankan kaitan antara perencanaan dan rasionalitas. Konsep rasionalitas ini akan dibahas lebih detail kemudian, tetapi pada kesempatan ini kiranya suatu pilian rasional dapat didefinisikan sebagai suatu pilihan yang mememuhi standard-standard logika tertentu. Dengan demikian maka perencanaan menjadi “suatu proses untuk menentukan tindakan-tindakan di masa depan yang sesuai melalui suatu tahapan pemilihan.”

Tidak banyak perbedaan antara pengertian perencanaan ini dengan proses pengambilan keputusan yang rasional. Perencanaan identic dengan proses tersebut dalam usahanya untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan, melakukannpilihan-pilihan dengan sengaja, pendekatan yang komprehensif, dan berkaitan dengan tindakan, meskipun yang terakhir ini masih tidak jelas dan agak lemah. Orientasi ke masa depan merupakan satu-satunya karakteristik perencanaan yang tidak ada pada proses pengambilan keputusan yang rasional.

Definisi ini mengandung suatu reaksi yang berlebihan terhadap kesempitan definisi yang terdahulu. Definisi ini mengartikan bahwa tidak ada perencanaan yang prosesnya tidak mencakup pelaksanaan.

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.^[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekadar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, tetapi tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.