Penelitian kearsipan

Penelitian arsip adalah jenis penelitian yang melibatkan pencarian dan penggalian bukti dari catatan arsip. Arsip-arsip ini dapat disimpan di lembaga-lembaga pengumpul,^[1]seperti perpustakaan dan museum, atau dalam pengawasan organisasi (baik badan pemerintah, bisnis, keluarga, atau lembaga lain) yang awalnya menghasilkan atau mengumpulkannya, atau dalam pengawasan badan penerus (pemindahan, atau arsip internal).^[2]

Arsip tertua telah ada sejak ratusan tahun yang lalu. Misalnya, Arsip Rahasia Vatikan dimulai pada abad ke-17 Masehi dan berisi surat-surat negara, buku-buku rekening kepausan, dan korespondensi kepausan yang berasal dari abad ke-8. Sebagian besar arsip yang masih ada tidak mengklaim koleksi yang berasal dari abad ke-8 seperti Arsip Vatikan. Archives Nationales di Prancis didirikan pada tahun 1790 selama Revolusi Prancis dan memiliki koleksi yang berasal dari tahun 625 Masehi, dan arsip-arsip Eropa lainnya juga memiliki asal-usul yang sama. Arsip di dunia modern, meskipun berasal dari masa yang lebih baru, mungkin juga menyimpan materi yang berasal dari beberapa abad yang lalu, misalnya, Administrasi Arsip dan Rekaman Nasional Amerika Serikat yang didirikan pada tahun 1934.^[3]

Penelitian arsip merupakan inti dari sebagian besar penelitian akademis dan bentuk-bentuk penelitian sejarah orisinil lainnya; namun penelitian ini juga sering dilakukan (bersama dengan metodologi penelitian paralel) dalam disiplin ilmu lain dalam bidang humaniora dan ilmu-ilmu sosial, termasuk studi sastra dan retorika,^[4]arkeologi, sosiologi, geografi manusia, antropologi, psikologi, dan studi organisasi.Selain disiplin ilmu, jenis metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian arsip dapat bervariasi, tergantung pada organisasi dan materinya. Sebagai contoh, dalam arsip yang memiliki sejumlah besar materi yang masih belum diproses, seorang peneliti mungkin akan merasa bahwa berkonsultasi langsung dengan staf arsip yang memiliki pemahaman yang jelas mengenai koleksi dan organisasinya akan berguna karena mereka dapat menjadi sumber informasi mengenai materi yang belum diproses atau materi yang terkait di arsip dan repositori lain.^[5]

Ketika sebuah arsip tidak sepenuhnya berorientasi pada satu atau relevan dengan satu disiplin ilmu, para peneliti, misalnya ahli silsilah, dapat mengandalkan jaringan formal atau informal untuk mendukung penelitian dengan berbagi informasi tentang organisasi dan koleksi arsip tertentu satu sama lain.^[6][7]

Penelitian arsip umumnya lebih kompleks dan memakan waktu lebih lama dibandingkan penelitian sekunder, sehingga menghadirkan tantangan dalam mengidentifikasi, menemukan, dan menafsirkan dokumen-dokumen yang relevan. Meskipun arsip memiliki fitur dan karakteristik yang sama, arsip juga dapat bervariasi dalam berbagai hal.^[8] Sementara arsip yang didanai publik mungkin memiliki mandat yang mengharuskannya untuk dapat diakses semaksimal mungkin, jenis arsip lainnya, seperti arsip perusahaan, keagamaan, atau pribadi, akan memiliki tingkat akses dan penemuan yang berbeda-beda.^[8]Beberapa materi mungkin dibatasi dengan cara lain, seperti materi yang mengandung informasi sensitif atau rahasia, karya yang tidak dipublikasikan, atau diberlakukan oleh perjanjian dengan donor materi.^[9][10][11]

Jika arsip tidak dapat ditemukan melalui pencarian online atau koleksi yang terdaftar secara publik, seorang peneliti mungkin harus melacak keberadaannya melalui cara lain, seperti mengikuti kutipan dan referensi dari peneliti lain. Hal ini terutama berlaku untuk materi yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi lain yang mungkin tidak mempekerjakan arsiparis dan dengan demikian tidak mengetahui luas atau isi materi mereka.^[12]

Pada arsip yang sangat terbatas, akses dapat dibatasi hanya untuk individu yang memiliki kredensial atau afiliasi tertentu dengan lembaga seperti universitas dan hanya untuk mereka yang berada di tingkat tertentu. Mereka yang tidak memiliki kredensial yang diperlukan mungkin perlu meminta surat pengantar dari individu atau lembaga untuk diberikan kepada arsip.^[13]

Arsip biasanya berisi materi yang unik dan pengorganisasiannya mungkin juga sepenuhnya unik atau khas bagi lembaga atau organisasi yang mengelolanya. Ini adalah salah satu perbedaan penting dengan perpustakaan yang mengatur materi menurut sistem klasifikasi standar. Secara tradisional, arsip mengikuti prinsip respect des fonds di mana asal-usul dan tatanan aslinya dipertahankan meskipun beberapa penataan ulang, baik secara fisik maupun intelektual, dapat dilakukan oleh arsiparis untuk memfasilitasi penggunaannya.^[14][15]

Pedoman dasar untuk deskripsi arsip adalah Standar Internasional Deskripsi Arsip (Umum) (ISAD/G atau ISAD), yang dibuat oleh Dewan Arsip Internasional (ICA). Lembaga-lembaga di Amerika Serikat juga dapat dipandu oleh Describing Archives: a content standard (DACS) dan di Kanada oleh Rules of Archival Description Diarsipkan tanggal 16 Mei 2017 di Wayback Machine (RAD). Memahami bagaimana deskripsi arsip dan alat bantu temu balik dibuat dikenal sebagai kecerdasan kearsipan.^[16][17]

Alat bantu temu balik adalah alat bantu referensi umum yang dibuat oleh arsiparis untuk menemukan materi. Alat bantu ini tersedia dalam berbagai bentuk, seperti daftar, katalog kartu, atau inventaris.^[18]Banyak alat bantu temu balik untuk dokumen arsip yang sekarang dihosting secara online sebagai halaman web atau diunggah sebagai dokumen, seperti di Rare Book & Special Collections Perpustakaan Kongres. Tingkat kerincian dalam alat bantu temu balik dapat bervariasi, mulai dari deskripsi tingkat item yang terperinci hingga deskripsi tingkat koleksi yang kasar.^[19][20]Jika sebuah arsip memiliki tumpukan besar materi yang belum diproses, mungkin tidak ada alat bantu pencarian sama sekali.^[21]

Sejak sekitar tahun 2005, sebuah ideologi yang dikenal sebagai "Lebih Banyak Produk, Lebih Sedikit Proses", atau MPLP, telah diadopsi oleh banyak lembaga pengumpul arsip di Amerika Utara yang berusaha mengurangi waktu pemrosesan atau mengurangi penumpukan arsip agar dapat mengakses materi lebih cepat, yang hasilnya dapat berupa alat bantu temu balik yang dapat dideskripsikan secara minimal.^[22]

Bahan arsip biasanya disimpan dalam tumpukan tertutup dan tidak bersirkulasi.^[23]Pengguna meminta untuk melihat materi tertentu dari arsip dan hanya dapat berkonsultasi di tempat.^[24][25]Setelah menemukan lokasi arsip yang relevan dengan menggunakan alat bantu pencarian atau alat bantu penemuan lainnya, pengguna mungkin harus mengajukan permintaan ke bagian arsip, misalnya dengan menggunakan formulir permintaan.^[26]Jika arsip memiliki sebagian dari kepemilikannya yang berada di gedung atau fasilitas terpisah, maka diperlukan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk mengambil materi, sehingga mengharuskan pengguna untuk mengajukan permintaan mereka sebelum konsultasi di tempat.^[27]

Ruang baca adalah ruang, biasanya di dalam atau di dekat arsip, di mana pengguna dapat berkonsultasi dengan materi arsip di bawah pengawasan staf. Sifat unik, rapuh, atau sensitif dari beberapa materi terkadang memerlukan pembatasan tertentu dalam penggunaan, penanganan, dan/atau penggandaan. Banyak kantor arsip yang membatasi jenis barang yang boleh dibawa masuk ke ruang baca dari luar, seperti pensil, buku catatan, tas, dan bahkan pakaian, untuk mencegah pencurian atau risiko kerusakan bahan.^[28]Pembatasan lebih lanjut dapat dilakukan pada jumlah materi yang dapat dikonsultasikan pada waktu tertentu, seperti membatasi pengguna pada satu kotak dalam satu waktu dan mengharuskan semua materi diletakkan secara datar dan dapat dilihat setiap saat.^[29]Beberapa tempat penyimpanan arsip menyediakan perlengkapan dasar, termasuk kertas bekas dan pensil atau irisan busa untuk menopang bahan yang sangat besar.^[30]Layanan penggandaan mungkin tersedia di arsip meskipun kebijakan, biaya, dan waktu yang diperlukan dapat bervariasi.^[31][32]Semakin banyak arsip juga memungkinkan pengguna untuk menggunakan perangkat mereka sendiri, seperti kamera genggam, ponsel, dan bahkan pemindai, untuk menduplikasi materi.^[26][33]Penggunaan sarung tangan putih atau sarung tangan lainnya, meskipun populer dalam program televisi, namun belum tentu diperlukan untuk menangani dokumen arsip, karena kekhawatiran tentang kerapuhan halaman dan teks.^[34]

Beberapa materi mungkin berisi informasi yang menyangkut privasi dan kerahasiaan individu yang masih hidup, seperti catatan medis dan catatan siswa, dan memerlukan penanganan khusus. Materi yang mungkin berisi informasi yang dapat diidentifikasi secara pribadi, seperti nomor jaminan sosial atau nama, harus ditangani secara tepat, dan arsip mungkin menyediakan salinan materi yang telah disunting atau menolak akses ke materi sepenuhnya karena masalah privasi atau masalah legislatif lainnya.^[35][36]

Semakin banyak materi arsip yang didigitalkan atau dibuat dalam bentuk digital yang memungkinkannya untuk diakses di luar kantor melalui internet atau layanan jaringan lainnya. Arsip yang memiliki materi digital yang dapat diakses oleh publik dapat membuat arsipnya dapat ditemukan oleh mesin pencari internet dengan membagikan atau mengekspos katalog elektronik dan/atau metadata mereka, dengan menggunakan standar seperti Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Beberapa lembaga memiliki portal online di mana pengguna dapat dengan bebas mengakses materi digital yang telah disediakan oleh arsip, seperti Arsip Perpustakaan Umum New York Archives of the New York Public Library atau https://siarchives.si.edu/collections Arsip Lembaga Smithsonian. Pemerintah dan lembaga-lembaga terkait dapat menggunakan ruang baca "elektronik" atau "virtual" ini untuk mengunggah dokumen dan materi yang telah diminta oleh publik, misalnya melalui permintaan FOIA atau sesuai dengan kebijakan pengungkapan arsip.^[37][38][39]

1. ^ International Council on Archives. "Multilingual Archival Terminology". International Council on Archives. 
2. ^ Society of American Archivists. "A glossary of archival and records terminology". 
3. ^ Archive.gov. National Records and Archive Administration, 1 December 2009. Web. 5 December 2009 <https://www.archives.gov/research/start/>.
4. ^ L'Eplattenier, Barbara E. (2009). "An Argument for Archival Research Methods: Thinking Beyond Methodology". College English. 72 (1): 67–79. JSTOR 25653008. 
5. ^ Working in the archives : practical research methods for rhetoric and composition. Ramsey, Alexis E., 1979-. Carbondale: Southern Illinois University Press. 2010. hlm. 82–83. ISBN 9781441645975. OCLC 613205862. 
6. ^ Duff, Wendy; Johnson, Catherine (January 2003). "Where Is the List with All the Names? Information-Seeking Behavior of Genealogists". The American Archivist. 66 (1): 79–95. doi:10.17723/aarc.66.1.l375uj047224737n . 
7. ^ Yakel, Elizabeth (2004). "Seeking Information, Seeking Connections, Seeking Meaning: Genealogists and Family Historians". Information Research. 10 (1). 
8. ^ ^{a b} Welch, Catherine (January 2000). "The archaeology of business networks: the use of archival records in case study research". Journal of Strategic Marketing. 8 (2): 197–208. doi:10.1080/0965254x.2000.10815560.  Parameter |s2cid= yang tidak diketahui akan diabaikan (bantuan)
9. ^ Anonymous (2012-04-26). "Collections Access Policies". Smithsonian Institution Archives (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-18. 
10. ^ "General Information about Restricted Records". National Archives (dalam bahasa Inggris). 2016-08-15. Diakses tanggal 2018-11-18. 
11. ^ "Copyright and Unpublished Material | Society of American Archivists". www2.archivists.org (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-27. 
12. ^ R., Hill, Michael (1993). Archival strategies and techniques. Newbury Park: Sage Publications. ISBN 978-0803948242. OCLC 28668848. 
13. ^ R., Hill, Michael (1993). Archival strategies and techniques. Newbury Park: Sage Publications. ISBN 978-0803948242. OCLC 28668848. 
14. ^ "Archives and Records Management Resources". National Archives (dalam bahasa Inggris). 2016-08-15. Diakses tanggal 2018-11-24. 
15. ^ "1. What are Arrangement and Description?". scaa.usask.ca. Diarsipkan dari versi asli tanggal 5 December 2018. Diakses tanggal 2018-11-24.  Parameter |url-status= yang tidak diketahui akan diabaikan (bantuan)
16. ^ "Do you have archival intelligence". 
17. ^ Yakel, Elizabeth; Torres, Deborah (January 2003). "AI: Archival Intelligence and User Expertise". The American Archivist. 66 (1): 51–78. doi:10.17723/aarc.66.1.q022h85pn51n5800. 
18. ^ "finding aid | Society of American Archivists". www2.archivists.org (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-17. 
19. ^ "Archive Descriptions - Archives Hub". archiveshub.jisc.ac.uk (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-17. 
20. ^ "level of description | Society of American Archivists". www2.archivists.org (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-17. 
21. ^ Working in the archives : practical research methods for rhetoric and composition. Ramsey, Alexis E., 1979-. Carbondale: Southern Illinois University Press. 2010. hlm. 81. ISBN 9781441645975. OCLC 613205862. 
22. ^ Working in the archives : practical research methods for rhetoric and composition. Ramsey, Alexis E., 1979-. Carbondale: Southern Illinois University Press. 2010. hlm. 65–66. ISBN 9781441645975. OCLC 613205862. 
23. ^ R., Hill, Michael (1993). Archival strategies and techniques. Newbury Park: Sage Publications. hlm. 24. ISBN 978-0803948242. OCLC 28668848. 
24. ^ "Using the Archives | University Archives Blog". archives.library.ubc.ca (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24. 
25. ^ "Archive of World Music". Harvard Library (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24. 
26. ^ ^{a b} "Military Archives - The National Institute for Defense Studies". nids.mod.go.jp (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24. 
27. ^ "Research Visit FAQs". National Archives (dalam bahasa Inggris). 2016-02-11. Diakses tanggal 2018-11-24. 
28. ^ Archives, The National. "What can I take into the reading rooms? - The National Archives". The National Archives (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-23. 
29. ^ "Regulations for NARA Researchers". National Archives (dalam bahasa Inggris). 2016-08-15. Diakses tanggal 2018-11-23. 
30. ^ Working in the archives : practical research methods for rhetoric and composition. Ramsey, Alexis E., 1979-. Carbondale: Southern Illinois University Press. 2010. ISBN 9781441645975. OCLC 613205862. 
31. ^ "A Survival Guide to Archival Research: | Perspectives on History | AHA". historians.org (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24. 
32. ^ "Reproduction Orders". Hoover Institution (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24. 
33. ^ "Information for Researchers". National Archives (dalam bahasa Inggris). 2016-08-15. Diakses tanggal 2018-11-24. 
34. ^ Baker, Cathleen A.; Silverman, Randy (December 2005). "Misperceptions about White Gloves" (PDF). International Preservation News. 37: 4–16. 
35. ^ Taube, Daniel O.; Burkhardt, Susan (March 1997). "Ethical and Legal Risks Associated With Archival Research". Ethics & Behavior. 7 (1): 59–67. doi:10.1207/s15327019eb0701_5. PMID 11654858. 
36. ^ "[Ask an Archivist]: When to Restrict Personally Identifiable Information (PII)". SNAP Section (dalam bahasa Inggris). 2016-02-17. Diakses tanggal 2018-11-24. 
37. ^ "NARA Electronic Reading Room/FOIA Library". National Archives (dalam bahasa Inggris). 2016-08-31. Diakses tanggal 2018-11-24. 
38. ^ "Records Request Reading Room". Smithsonian Institution (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24. 
39. ^ "FOIA: Reading Room - Golden Gate National Recreation Area (U.S. National Park Service)". nps.gov (dalam bahasa Inggris). Diakses tanggal 2018-11-24.